Política de Privacidad

Best Partners Consultores SpA, sociedad por acciones. Constituida legalmente el 09 de Marzo de 2020 con rut: 77.135.802-0, y con domicilio legal Llanos de Barrera LT A76, comuna de Limache, en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Chile y a la Ley 19628 del 28 de agosto de 1999 y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de tratamiento de los datos de carácter personal, de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento, asimismo garantizará en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas, razón por la cual adopta y aplica el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales. Este Manual permitirá que cada uno de los miembros internos y externos de Best Partners Consultores SpA, conozca los derechos y obligaciones que la Ley 19628 del 28 de agosto de 1999 y sus posteriores modificaciones han desarrollado, garantizado y establecido para los titulares de la información de carácter personal. Best Partners Consultores SpA ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, en el que establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de su objeto social tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir. Best Partners Consultores SpA utiliza Datos Personales proporcionados mayoritariamente de sus mandantes o clientes y, por ende, es la responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en la Ley 19628 adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual que contiene todos los elementos para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. POR TODO LO ANTERIOR, BEST PARTNERS CONSULTORES SPA SE DECLARA: RESPONSABLE DE LA PRESENTE POLÍTICA Y DEL TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS QUE DESARROLLE FRENTE A LAS PERSONAS NATURALES TITULARES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL. TENIENDO COMO DOMICILIO CALLE LLANOS DE BARRERA LT A76, LIMACHE, CHILE, PAGINA WEB: WWW.BESTPARTNERS.CL, CORREOS ELECTRÓNICOS: reclamos@bestpartners.cl, TELÉFONO: +56 9 9939 9060 1 Definición y alcance El presente Manual establece los procedimientos específicos en la materia, para garantizar el cumplimiento de la ley, tanto por parte de la empresa, sus trabajadores actuales y ex trabajadores, pensionados, contratistas, proveedores o de cualquier otra persona natural o jurídica con la cual Best Partners Consultores SpA, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, y que obedecerá exclusivamente a los límites legítimos de la Constitución y el marco legal que regula la materia, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión de la organización y objeto social. A continuación, se definen los conceptos básicos en la materia: a) Almacenamiento de datos, la conservación o custodia de datos en un registro o banco de datos. b) Bloqueo de datos, la suspensión temporal de cualquier operación de tratamiento de los datos almacenados. c) Comunicación o transmisión de datos, dar a conocer de cualquier forma los datos de carácter personal a personas distintas del titular, sean determinadas o indeterminadas. d) Cliente, persona natural o persona jurídica que contrata los servicios profesionales de Best Partners Consultores SpA, para iniciar el proceso prejudicial, judicial o extrajudicial en contra de sus clientes o deudores en mora o impagos. e) Dato caduco, el que ha perdido actualidad por disposición de la ley, por el cumplimiento de la condición o la expiración del plazo señalado para su vigencia o, si no hubiese norma expresa, por el cambio de los hechos o circunstancias que consigna. f) Dato estadístico, el dato que, en su origen, o como consecuencia de su tratamiento, no puede ser asociado a un titular identificado o identificable. g) Datos de carácter o datos personales, los relativos a cualquier información concerniente a personas naturales, identificadas o identificables. h) Datos sensibles, aquellos datos personales que se refieren a las características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hábitos personales, el origen racial, las ideologías y opiniones políticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud físicos o psíquicos y la vida sexual. i) Deudores en mora o impagos, personas naturales encomendadas por los clientes a Best Partners Consultores SpA, con el objeto de iniciar el proceso prejudicial, judicial o extrajudicial en su contra. j) Eliminación o cancelación de datos, la destrucción de datos almacenados en registros o bancos de datos, cualquiera fuere el procedimiento empleado para ello. k) Fuentes accesibles al público, los registros o recopilaciones de datos personales, públicos o privados, de acceso no restringido o reservado a los solicitantes. l) Modificación de datos, todo cambio en el contenido de los datos almacenados en registros o bancos de datos. m) Organismos públicos, las autoridades, órganos del Estado y organismos, descritos y regulados por la Constitución Política de la República, y los comprendidos en el inciso segundo del artículo 1º de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. n) Procedimiento de disociación de datos, todo tratamiento de datos personales de manera que la o) información que se obtenga no pueda asociarse a persona determinada o determinable. p) Registro o banco de datos, el conjunto organizado de datos de carácter personal sea automatizado o no y cualquiera sea la forma o modalidad de su creación u organización, que permita relacionar los datos entre sí, así como realizar todo tipo de tratamiento de datos. q) Responsable del registro o banco de datos, la persona natural o jurídica privada, o el respectivo r) organismo público, a quien compete las decisiones relacionadas con el tratamiento de los datos de carácter personal. s) Titular de los datos, la persona natural a la que se refieren los datos de carácter personal. t) Tratamiento de datos, cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permitan recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, disociar, comunicar, ceder, transferir, transmitir o cancelar datos de carácter personal, o utilizarlos en cualquier otra forma. 2 Ámbito de Aplicación y Principios básicos Las Políticas y Procedimientos de Protección de Datos de Carácter Personal, es de aplicación general a todas las áreas de Best Partners Consultores SpA. Junto con lo anterior, Best Partners Consultores SpA ha definido los siguientes principios que regirán su accionar a nivel interno y que están definidos acorde con el marco legal vigente: a) Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales, se sujeta a las normas expedidas y vigentes sobre la materia. b) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados y manejados por Best Partners Consultores SpA obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley y está informada al titular mediante los mecanismos autorizados para ello. c) Principio de libertad: Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización y cuentan con autorización del titular acorde con los mecanismos indicados por las normas vigentes o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el tratamiento de los datos se garantiza el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. a) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Best Partners Consultores SpA tiene las medidas técnicas, humanas y administrativas aceptadas, necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. b) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. c) Principio de trazabilidad: La trazabilidad es la capacidad de rastrear los procesos involucrados hasta determinar cuándo y dónde fue producido, además de qué y por quién. Determinar el origen del dato y de la información, permite establecer los controles adecuados y las soluciones a los problemas producidos en las distintas etapas de la protección de datos personales. 3 Tratamiento de datos personales Best Partners Consultores SpA actuando en calidad de responsable del tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con sus socios y terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores. 3.1 Tratamiento de datos sensibles Best Partners Consultores SpA solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. Best Partners Consultores SpA utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando: a) El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización. c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles. En adición a lo anterior, Best Partners Consultores SpA cumple con las siguientes obligaciones: f) Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. g) No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo). 3.2 Tratamiento de datos de menores Best Partners Consultores SpA solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con Best Partners Consultores SpA. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en la Ley 19628 del 28 de agosto de 1999 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, Best Partners Consultores SpA exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley. Best Partners Consultores SpA y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velaran por el uso adecuado de los mismos. 3.3 Clasificación de las bases de datos Best Partners Consultores SpA ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera: a) Bases de datos de Nomina y/o Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con Best Partners Consultores SpA, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorpora tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. b) Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por Best Partners Consultores SpA, para la adquisición de productos, servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular. c) Bases de datos de Clientes: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por Best Partners Consultores SpA, para la prestación de los servicios ofrecidos por ella en el desarrollo de su objeto social. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. d) Base de Datos de Socios: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición descrita en Best Partners Consultores SpA. Esta información se considerará reservada, pues la misma está inscrita en los registros estatutarios y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores o el regulador respectivo. Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los socios y/o accionistas son las siguientes: i. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de socio o accionista. ii. Envío de invitaciones a eventos programados por la Sociedad. iii. Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad. iv. Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios socios o accionistas. v. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la calidad de socios o accionista o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular. 4 Finalidad Los Datos Personales son objeto de tratamiento por parte de Best Partners Consultores SpA con las siguientes finalidades: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales y el ejercicio de los derechos derivados de los mismos; b) Para el envío de información a sus trabajadores y familiares; c) Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de Best Partners Consultores SpA beneficiarios del servicio de salud; d) Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los socios y/o accionistas de Best Partners Consultores SpA; e) Registro de proveedores de la empresa.; f) Registro de clientes de la empresa.; g) Proveer los servicios requeridos por sus clientes; h) Informar sobre nuevos servicios y/o sobre cambios en los mismos; i) Envío de correos electrónicos informando el estado del trámite de solicitud de servicios que ofrece la empresa; j) Evaluar la calidad del servicio; k) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral, así como los procesos requeridos para dar cumplimiento a cabalidad de la relación laboral; l) Soportar procesos de auditoría interna o externa; m) Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de Best Partners Consultores SpA; n) Para la verificación de saldos de sus acreedores; o) Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores; p) Atención de requerimientos judiciales o administrativos; y el cumplimiento de órdenes administrativas o judiciales; q) Atender adecuadamente peticiones, quejas o reclamos; r) Generación de estados de cuenta o facturas; s) Cumplimiento de mandatos judiciales o legales; t) Actividades de cobranza cuando se tratare de obligaciones en dinero, u) Estructuración o implementación de procedimientos para la prevención de lavado de activos o financiación del terrorismo, v) Atención de requerimientos o solicitudes presentados por el Servicios de Impuestos Internos, Tesorería General de República y Unidades relacionadas a la Ilustre Municipalidad de la comuna que corresponda; w) Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas. x) Desarrollo integral del objeto social de la empresa.. 5 Prerrogativas y derechos de los titulares de los datos personales Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento por parte de Best Partners Consultores SpA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: a) Conocer los Datos Personales sobre los cuales Best Partners Consultores SpA está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Best Partners Consultores SpA para el Tratamiento de sus Datos Personales. c) Ser informado por Best Partners Consultores SpA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales. d) Solicitar a Best Partners Consultores SpA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y Best Partners Consultores SpA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. e) Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de tratamiento. Sin perjuicio de lo indicado anteriormente y de los derechos que le asisten a las personas respecto de sus datos personales, no podrá solicitarse información, modificación, cancelación o bloqueo de datos personales cuando ello impida o entorpezca el debido cumplimiento de las funciones fiscalizadoras del organismo público requerido, o afecte la reserva o secreto establecidos en disposiciones legales o reglamentarias, la seguridad de la Nación o el interés nacional. Tampoco podrá pedirse la modificación, cancelación o bloqueo de datos personales almacenados por mandato legal, fuera de los casos contemplados en la ley respectiva. (Art. 15, Ley 19628). Best Partners Consultores SpA ha dispuesto un sistema de seguridad y bloqueo de los casos indicados en el párrafo anterior el cual estará a cargo del Responsable de la Protección de Datos Personales. 6 Deberes de Best Partners Consultores SpA en relación con el tratamiento de datos personales Best Partners Consultores SpA es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Asimismo, Best Partners Consultores SpA hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el titular, o por la Ley, en todo momento respetará la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales. Best Partners Consultores SpA declara que los datos personales serán utilizados sólo para los fines para los cuales hubieran sido recolectados, salvo que provengan o se hayan recolectado de fuentes accesibles al público. Del mismo modo, se excluye la utilización de datos personales para la realización de todo tipo de predicciones o evaluaciones de riesgo comercial que no estén basadas únicamente en información objetiva relativa a las morosidades o protestos de las personas naturales o jurídicas de las cuales se informa. (Art. 9° Ley 19628). Best Partners Consultores SpA como responsable del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en la Ley 19628 y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular; c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; f) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; g) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; h) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente. j) Deber de Secreto y confidencialidad: Best Partners Consultores SpA garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con Best Partners Consultores SpA. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento interno de trabajo y la legislación vigente. 7 Políticas de tratamiento de la información 7.1 Generalidades sobre la autorización: Best Partners Consultores SpA solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, etc.). En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. Best Partners Consultores SpA informará al titular de los datos lo siguiente: a) El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo. b) El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales. c) Los derechos que le asisten como titular. d) El sitio web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable del tratamiento. Sin perjuicio de lo indicado precedentemente, no se requerirá autorización para el tratamiento de datos personales que provengan o que se recolecten de fuentes accesibles al público, cuando sean de carácter económico, financiero, bancario o comercial, se contengan en listados relativos a una categoría de personas que se limiten a indicar antecedentes tales como la pertenencia del individuo a ese grupo, su profesión o actividad, sus títulos educativos, dirección o fecha de nacimiento, o sean necesarios para comunicaciones comerciales de respuesta directa o comercialización o venta directa de bienes o servicios. Tampoco se requerirá de esta autorización para el tratamiento de datos personales para el uso exclusivo de la empresa o con fines estadísticos, de tarificación u otros análisis de uso interno. (Art. 4° Ley 19628). 7.2 Del derecho de acceso: Best Partners Consultores SpA garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 19628, solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. 7.3 Del derecho de consulta: Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de Best Partners Consultores SpA. En consecuencia, Best Partners Consultores SpA garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 19628 del 28 de agosto de 1999 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de Best Partners Consultores SpA. Best Partners Consultores SpA establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales Best Partners Consultores SpA garantiza: a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros; b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad; c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de 2 días hábiles a partir de la fecha de su recibo. 7.4 Del derecho a reclamar: El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en por Best Partners Consultores SpA, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el responsable del tratamiento de Best Partners Consultores SpA. Best Partners Consultores SpA cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. 7.5 Del derecho a la rectificación y actualización de datos: Best Partners Consultores SpA se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, Best Partners Consultores SpA tendrá en cuenta lo siguiente: a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. b) Best Partners Consultores SpA, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que Best Partners Consultores SpA considere pertinentes y seguros. c) Best Partners Consultores SpA, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficina de Best Partners Consultores SpA. 7.6 Del derecho a la supresión de datos: El titular de datos personales tiene el derecho en todo momento, a solicitar a Best Partners Consultores SpA, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Se tendrá en cuenta los siguientes supuestos: a) Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales. b) Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. c) Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos. Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos o tratamientos realizados por Best Partners Consultores SpA. El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y Best Partners Consultores SpA como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este cuando: a) El solicitante no sea el titular de los datos registrados en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas (Art.15 Ley 19628). c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. d) Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad. 7.7 Del derecho a revocar la autorización: Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Best Partners Consultores SpA ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento. En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades: a) Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que Best Partners Consultores SpA debe dejar de tratar por completo los datos del titular de datos personales. b) Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, Best Partners Consultores SpA deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y Best Partners Consultores SpA como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio de este cuando: a) El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. d) Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad. 7.8 Protección de datos en los contratos: En los contratos laborales y de prestación de servicios, Best Partners Consultores SpA ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales Best Partners Consultores SpA tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta. 8 Área responsable de la implementación y observancia de esta política La Gerencia General de Best Partners Consultores SpA tiene a su cargo la labor de diseñar, autorizar e implementar la política de Protección de Datos Personales, delegando en el Encargado de Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información las funciones de ejecutar, capacitar y realizar seguimiento al tratamiento de Datos Personales y a su Protección respectiva. Para dar cumplimiento a lo indicado en el párrafo anterior, nombra como Encargado de la Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información a don: Francisco Rámila Rocafort. El Encargado de la Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información, en coordinación con la Gerencia General, será responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 8.1 Responsabilidades del Encargado de Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información Best Partners Consultores SpA ha designado dentro de las funciones del Encargado antes mencionado, la coordinación y control de las medidas de seguridad respecto de la información de carácter personal almacenada y tratada en los sistemas de información, con el objetivo de evitar fugas de información, pérdida o modificación indebida de datos, entre otras circunstancias de riesgo para los involucrados. Para mayor detalle, las responsabilidades generales del Encargado de Protección de Datos Personales en términos generales serán: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho establecido en la ley. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley. e) Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley. f) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. g) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad competente. h) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. i) Responder la casilla de reclamos de acuerdo con lo establecido más adelante. j) Responsable de mantener un registro o base de datos con todos los reclamos efectuados en esta materia, si fueron aceptados o rechazados y las evidencias de las modificaciones, bloqueos, eliminaciones o cualquier otra acción producto de la decisión tomada. k) Responsable de emitir un informe, con la frecuencia que determine la Gerencia y que presente la evolución de los reclamos en la materia. l) Responsable de mantener los sistemas de seguridad de la información, los cuales se describen más adelante. 8.2 Responsabilidades de los empleados de Best Partners Consultores SpA Best Partners Consultores SpA, declara que las personas que trabajan en el tratamiento de datos personales, estamos obligadas a guardar secreto sobre los mismos, cuando provengan o hayan sido recolectados de fuentes no accesibles al público, como asimismo sobre los demás datos y antecedentes relacionados con el banco de datos, obligación que no cesa por haber terminado sus actividades en ese campo (Artículo 7° Ley 19628). Sin perjuicio del nombramiento indicado en el punto anterior, todos los empleados de Best Partners Consultores SpA, serán responsables de lo siguiente en sus tareas normales: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos establecidos por la ley. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Garantizar que la información que se suministre al Encargado de Protección de Datos Personales sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. d) Exigir al Encargado de Protección de Datos Personales en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. e) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley y canalizarlos en el mismo momento de conocido de esos reclamos, al Encargado de Protección de Datos Personales. f) Informar al Encargado de Protección de Datos Personales cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. g) Informar al Encargado de Protección de Datos Personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 9 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización Los titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por Best Partners Consultores SpA podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales: 9.1 Atención y respuesta a peticiones y consultas: El titular de los Datos Personales, debidamente acreditado, podrán solicitar a Best Partners Consultores SpA a través de los medios indicados más adelante: a) Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Best Partners Consultores SpA para el Tratamiento de sus Datos Personales. c) Información respecto del uso que se le ha dado por Best Partners Consultores SpA a sus datos personales. 9.2 Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas: Best Partners Consultores SpA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas: a) Comunicación escrita dirigida a la Dirección de Tecnología de la Información b) Solicitud presentada a: reclamos@bestpartners.cl 9.3 Atención y respuesta por parte de Best Partners Consultores SpA: Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de 2 días hábiles. 9.4 Atención y respuesta a quejas y reclamos: El titular podrá solicitar a Best Partners Consultores SpA a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante: a) La corrección o actualización de la información. b) La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. c) Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer. 9.5 Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos: Best Partners Consultores SpA ha dispuesto los siguientes medios para las quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas: a) Comunicación escrita dirigida a la Dirección de Tecnología de Información. b) Solicitud presentada a: reclamos@bestpartners.cl 9.6 Atención y respuesta de quejas y reclamos por parte de Best Partners Consultores SpA: Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Best Partners Consultores SpA deberá requerir al interesado de forma inmediata para que subsane las fallas. Todo contacto con el interesado debe quedar registrado utilizando como medio de comunicación el correo electrónico preferentemente. Si el contacto fueses por otro medio, deberá certificarse adecuadamente la fecha y hora de los contactos respectivos. Desde el momento en que el interesado aporte los antecedentes básicos y de forma correcta, Best Partners Consultores SpA tendrá 2 días hábiles como máximo para dar respuesta a la queja y reclamo. Con todo, el plazo máximo para entregar una respuesta al interesado, considerando el período de aclaración, no podrá exceder de 5 días hábiles. El Encargado de Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información, realizará el siguiente procedimiento para la resolución de la queja o el reclamo presentado: a) Toda queja o reclamo debe ser presentada por los medios previstos en este Manual, teniendo los siguientes datos o documentos como mínimo: i. Nombre completo del reclamante ii. Cédula de identidad del reclamante iii. Teléfono o Celular de contacto iv. Motivo del reclamo v. Copia de documento de identidad y documento que acredite titularidad en caso de ser representante legal. b) Verificar que el emisor sea el titular o deudor principal registrado en nuestras bases de datos. c) Contactar al titular o deudor principal para solicitar datos adicionales de ser necesario. d) Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea resuelto. e) Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de los 2 días hábiles establecidos para tales efectos, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. f) Análisis de la queja o el reclamo: i. El análisis debe considerar tomar contacto con el mandante o cliente de la empresa., con el objeto de poner los antecedentes del reclamo a su disposición y requerir pronunciamiento por escrito a tal reclamo, indicando que hay un plazo de 2 días hábiles para responder al titular o deudor principal. ii. El análisis y posibles respuestas sólo se implementarán con la autorización del Gerente General o de quien él determine para tales efectos. g) Si procede el reclamo: iii. Confirmar con mandante o cliente de la empresa. respecto de los cambios realizados, confirmando que ellos los hayan realizado en sus bases de dato de origen. iv. Se envía correo respuesta al titular o deudor principal confirmando que se han realizado los cambios solicitados e informar los nuevos datos registrados. v. Se envía correo al mandante o cliente de la empresa., confirmando la respuesta al titular o deudor principal y adjuntando el correo de respuesta enviado al reclamante. h) No procede el reclamo: vi. Se redacta respuesta y se solicita autorización al Gerente General o de quien él determine para tales efectos. vii. Se envía correo de respuesta al titular o deudor principal señalando los argumentos legales para el rechazo a la solicitud efectuada. viii. Se envía correo al Mandante o cliente de la empresa., confirmando la respuesta al titular o deudor principal y adjuntando el correo de respuesta enviado al reclamante. 10 Protocolo de seguridad de la información en el tratamiento de datos personales Los procedimientos aplicados por Best Partners Consultores SpA en materia de la Protección de Datos Personales, exigen la adopción de medidas técnicas y organizativas apropiadas con el fin de garantizar la protección de los derechos y libertades de las personas físicas con respecto al tratamiento de datos personales. Best Partners Consultores SpA como responsable del tratamiento evalúa los riesgos al tratamiento y aplica medidas para mitigarlos. Estas medidas deben garantizar un nivel de seguridad adecuado, incluida la confidencialidad, teniendo en cuenta el estado de la técnica y el costo de su aplicación con respecto a los riesgos y la naturaleza de los datos personales que deban protegerse. Para evaluar el riesgo en relación con la seguridad de los datos, se han tenido en cuenta los riesgos que se derivan del tratamiento de los datos personales, como la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos, susceptibles en particular de ocasionar daños y perjuicios físicos, materiales o inmateriales. 10.1 Medidas de seguridad aplicadas en el tratamiento automatizado 10.1.1 Funciones y obligaciones del personal: Las funciones y obligaciones de cada uno de los usuarios o perfiles de usuarios con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información están claramente definidas y documentadas. Best Partners Consultores SpA ha adoptado las medidas necesarias para que el personal conozca de una forma comprensible las normas de seguridad que afecten al desarrollo de sus funciones, así como las consecuencias en que pudiera incurrir en caso de incumplimiento. 10.1.1.1 Control de acceso: Los usuarios tienen acceso únicamente a aquellos recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. Best Partners Consultores SpA se encargará de que exista una relación actualizada de usuarios y perfiles de usuarios, y los accesos autorizados para cada uno de ellos. Esto, podrá conseguirse teniendo actualizada la información en el CRM y todos los sistemas y plataformas pertenecientes al ecosistema de la empresa., en relación con los perfiles del personal. Best Partners Consultores SpA ha establecido, además, mecanismos para evitar que un usuario pueda acceder a recursos con derechos distintos de los autorizados. Exclusivamente el personal autorizado para ello podrá conceder, alterar o anular el acceso autorizado sobre los recursos. En caso de que exista personal ajeno a Best Partners Consultores SpA, que tenga acceso a los recursos, deberá estar sometido a las mismas condiciones y obligaciones de seguridad que el personal propio. 10.1.1.2 Gestión de soportes y documentos: Los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal deberán permitir identificar el tipo de información que contienen, ser inventariados y solo deberán ser accesibles por el personal autorizado para ello, aunque se exceptúan estas obligaciones cuando las características físicas del soporte imposibiliten su cumplimiento. La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal fuera de los locales bajo el control de Best Partners Consultores SpA, deberá ser autorizada por este. En el traslado de la documentación se adoptarán las medidas dirigidas a evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte. Por su parte, siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior. La identificación de los soportes que contengan datos de carácter personal que la organización considerase especialmente sensibles se podrá realizar utilizando sistemas de etiquetado comprensibles y con significado que permitan a los usuarios con acceso autorizado a los citados soportes y documentos identificar su contenido, y que dificulten la identificación para el resto de las personas, por ejemplo, a través de códigos. 10.1.1.3 Identificación y autentificación (Contraseñas): Best Partners Consultores SpA ha adoptado las medidas que garanticen la correcta identificación y autenticación de los usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado. Cuando el mecanismo de autenticación se base en la existencia de contraseñas existirá un procedimiento de asignación, distribución y almacenamiento que garantice su confidencialidad e integridad. La periodicidad con la que tienen que ser cambiadas las contraseñas en ningún caso será superior a un año y, mientras estén vigentes, se almacenarán de forma ininteligible. Para acceder a los sistemas informáticos se debe requerir nombre de usuario y contraseña. Se deben evitar tipos de contraseña que contenga nombre de personas, o nombre de usuario, fecha de nacimiento, DNI, etc., se recomienda configurar las Directivas del Sistema en Windows para especificar el nivel de complejidad de las contraseñas. Para que una contraseña sea segura debe contener al menos ocho caracteres y estar compuesta por letras números y símbolos. 10.1.1.4 Copias de respaldo y recuperación: Best Partners Consultores SpA establece un procedimiento de actuación para la realización como mínimo semanal de copias de respaldo, salvo que en dicho período no se hubiera producido ninguna actualización de los datos. Asimismo, se establecerán procedimientos para la recuperación de los datos que garanticen en todo momento su reconstrucción en el estado en que se encontraban al tiempo de producirse la pérdida o destrucción. Best Partners Consultores SpA se encarga de verificar cada seis meses la correcta definición, funcionamiento y aplicación de los procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. Se establece, además, una copia de respaldo de los datos y de los procedimientos de recuperación de los mismos en un lugar diferente de aquel en que se encuentren los equipos informáticos que los tratan, que deberá cumplir en todo caso las medidas de seguridad exigidas en este documento o utilizando elementos que garanticen la integridad y recuperación de la información, de forma que sea posible su recuperación. Las pruebas anteriores a la implantación o modificación de los sistemas de información que traten ficheros con datos de carácter personal no se realizarán con datos reales, salvo que se asegure el nivel de seguridad correspondiente al tratamiento realizado. Si está previsto realizar pruebas con datos reales, previamente deberá haberse realizado una copia de seguridad. 10.1.1.5 Bloqueo de la pantalla: Se debe activar el bloqueo de pantalla cuando no hay actividad. En la configuración de Windows / Panel de control debe activarse el bloqueo de pantalla con intervalo de tiempo para salvaguardar la posible información de datos personales y evitar que sea visualizada por personas no autorizadas. La desactivación del bloqueo de pantalla debe requerir contraseña. 10.1.1.6 Control de protección frente a las amenazas externas: Best Partners Consultores SpA dispone de un antivirus actualizado correctamente. En la medida de lo posible se deben evitar las nuevas variantes de virus y amenazas que van apareciendo a diario. Además, se deben realizar revisiones periódicas de los sistemas de seguridad. Es conveniente comprobar que todos los parámetros estén actuando correctamente, revisar los registros de seguridad, antivirus, cortafuegos, etc. 10.1.1.7 Control de software instalados: Best Partners Consultores SpA cuenta con las licencias de software de gestión instaladas en los equipos, siendo originales y debidamente inventariadas. Se ha definido la instalación de licencias originales para mantener los sistemas operativos actualizados a fin de beneficiarse de las nuevas versiones que en muchos casos incorporan utilidades y parches de seguridad y, en su caso, poder activar las actualizaciones de seguridad que Windows. Además, se ha establecido realizar actualizaciones de seguridad (en el caso de Windows, a través de Windows Update), para descargar las últimas actualizaciones de seguridad de forma totalmente automática. 10.1.1.8 Medidas de seguridad a aplicar en tablets y smartphones, en caso de autorizarse: Debido a la practicidad de estos dispositivos, se han popularizado tanto en el ámbito profesional como en el doméstico, siendo utilizadas para todo tipo de operaciones de tratamiento. Por esta razón, las medidas de seguridad a aplicar en estos dispositivos deben ser igual de estrictas que las aplicadas en el sistema informático de la empresa.: a) Instalación de aplicaciones de seguridad: existen en el mercado gran variedad de este tipo de aplicaciones, destinadas a proteger el dispositivo de virus y otros ataques. Además, muchas de ellas permiten el bloqueo y borrado remoto en caso de robo o pérdida. Por este motivo, el Encargado de los sistemas de seguridad debe mantener un catastro de aquellos dispositivos autorizados y de que las actualizaciones de seguridad estén al día. b) Bloqueo firme: se deberá proteger el dispositivo con un patrón o contraseña (es más segura la segunda opción) que sea única y robusta. Es necesario, además, cambiarla con la misma periodicidad que la contraseña de los equipos informáticos. c) Uso de aplicaciones: se debe evitar la instalación de aplicaciones que innecesarias para la labor profesional. Además, únicamente se deberán instalar aplicaciones oficiales y legítimas, utilizando únicamente tiendas seguras, como Google Play y App Store. d) Evitar el WiFi público: se debe evitar por todas las vías la conexión a redes WiFi-públicas, pues este tipo de redes comprometen gravemente la integridad de la información contenida en el dispositivo, pudiendo ser accesible a terceros con conocimientos informáticos. 10.1.1.9 Violaciones de la seguridad: En términos generales, se define la violación de la seguridad de los datos personales como aquellas que violan la seguridad que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos. Best Partners Consultores SpA documentará cualquier violación de la seguridad de los datos personales, incluidos los hechos relacionados con ella, sus efectos y las medidas correctivas adoptadas. Tan pronto como Best Partners Consultores SpA tenga conocimiento de que se ha producido una violación de la seguridad de los datos personales de su responsabilidad, debe, sin dilación indebida y, de ser posible, a más tardar 72 horas después de que haya tenido constancia de ella, notificar la violación de la seguridad de los datos personales a los mandantes o clientes, de quienes hemos recibido aquellos datos personales, así como al regulador que defina la ley para estos fines. Lo anterior a menos que se pueda demostrar la improbabilidad de que la violación de la seguridad de los datos personales entrañe un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas. Esta notificación deberá contener, como mínimo: a) Una descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados. b) Comunicar el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información. c) Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales. d) Describir las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos. Si dicha notificación no es posible en el plazo de 72 horas, debe acompañarse de una indicación de los motivos de la dilación, pudiendo facilitarse información por fases sin más dilación indebida. Cuando sea probable que la violación de la seguridad de los datos personales entrañe un ALTO RIESGO para los derechos y libertades de las personas físicas, Best Partners Consultores SpA la comunicará al interesado sin dilación indebida. La comunicación al interesado describirá en un lenguaje claro y sencillo la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o el punto de contacto, describir las consecuencias de la violación, así como las medidas adoptadas para poner remedio a esta o mitigar sus efectos. Sin embargo, esta comunicación al interesado no será necesaria si:  Best Partners Consultores SpA ha adoptado medidas de protección técnicas y organizativas apropiadas, en particular aquellas que hagan ininteligibles los datos personales para cualquier persona que no esté autorizada a acceder a ellos, como el cifrado.  Best Partners Consultores SpA ha tomado medidas ulteriores que garanticen que ya no exista la probabilidad de que se concretice el alto riesgo para los derechos y libertades del interesado.  Supone un esfuerzo desproporcionado. En este caso, se optará en su lugar por una comunicación pública o una medida semejante por la que se informe de manera igualmente efectiva a los interesados. 10.1.1.10 Proceso de verificación, evaluación y violación de la seguridad: Best Partners Consultores SpA contempla la implementación de un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento. Con carácter extraordinario realizará dicha verificación siempre que se realicen modificaciones sustanciales en el sistema de información que puedan repercutir en el cumplimiento de las medidas de seguridad implantadas con el objeto de verificar la adaptación, adecuación y eficacia de las mismas. 10.2 Medidas de seguridad aplicadas en el tratamiento no automatizado (Papel) Además de aplicar las medidas antes descritas, que lógicamente puedan trasladarse al tratamiento de datos en soporte no automatizado o en papel, se ha definido aplicar las siguientes medidas, a fin de garantizar la seguridad de este tipo de tratamientos. 10.2.1 Criterios de archivo: El archivo de los soportes o documentos se realizará de acuerdo con los criterios previstos en su respectiva legislación. Estos criterios deberán garantizar la correcta conservación de los documentos, la localización y consulta de la información y posibilitar el ejercicio de los derechos de oposición al tratamiento, acceso, rectificación y cancelación. En aquellos casos en los que no exista norma aplicable, Best Partners Consultores SpA deberá establecer los criterios y procedimientos de actuación que deban seguirse para el archivo. 10.2.2 Dispositivos de almacenamiento: Los dispositivos de almacenamiento de los documentos que contengan datos de carácter personal deberán disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura. Cuando las características físicas de aquéllos no permitan adoptar esta medida, Best Partners Consultores SpA adoptará medidas que impidan el acceso de personas no autorizadas. 10.2.3 Custodia de los soportes: Mientras la documentación con datos de carácter personal no se encuentre archivada en los dispositivos de almacenamiento, por estar en proceso de revisión o tramitación, ya sea previo o posterior a su archivo, la persona que se encuentre al cargo de la misma deberá custodiarla e impedir en todo momento que pueda ser accedida por persona no autorizada. 10.2.4 Destrucción de la información: Cuando sea necesario deshacerse de la documentación que contenga datos personales, esta deberá ser destruida de tal manera que se impida la posible recuperación de la información. Para ello, es muy recomendable recurrir a una máquina destructora de papel. 11 Protocolo de gestión y comunicación de incidentes: Best Partners Consultores SpA establece en el numeral 9 de este Manual, y en particular en el número 9.6 el procedimiento de “Atención y respuesta de quejas y reclamos por parte de Best Partners Consultores SpA”. Complementando ese procedimiento, se establece el siguiente protocolo de actuación y comunicación con los mandantes o clientes de la empresa., con el objeto de gestionar y mantener una comunicación fluida, ya sea para mitigar o resolver eventuales incidentes relativos a la protección de datos personales. a) El Encargado de Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información, será el responsable de comunicarse con el cliente o mandante en los casos que se indiquen más adelante respecto de este punto y todo lo relativo a Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información. b) Su contraparte, por el lado del cliente o mandante, será el responsable designado por ellos mismos para el tratamiento y protección de datos personales y/o el encargado de seguridad de la información. c) Para dar cumplimiento a la letra b, se establece un plazo de 30 días a partir de la publicación de este Manual, con el objeto de que genere un registro por mandante vigente con el nombre, cargo, correo electrónico o datos de comunicación telefónico o celular para cada responsable y su suplente en caso de ausencia. • Será responsable de su actualización semestral o en el momento en que se produzcan cambios y hasta por al menos 1 año después de la suspensión o cancelación del contrato con el cliente o mandante. Esto último para asegurar que cualquier incidente reportado por deudores o proveedores, y relativo a carteras asignadas de los clientes o mandantes de la empresa., sea atendido y resuelto oportunamente por la empresa con pleno conocimiento y validación del mandante respectivo. • El registro actualizado de los contactos por mandante será custodiado en la nube en un archivo al cual tendrá acceso el Gerente de la empresa. y él como Encargado de estas funciones, además de quien el Gerente determine con el objeto de subrogar al Encargado en esas funciones y actuar ante las incidencias que se presenten. d) El reporte de incidencia, quejas o reclamos podrá tener origen en distintas fuentes, tales como: • Acción proactiva de la empresa., producto del seguimiento a los sistemas de datos e información de los deudores asignados a la empresa por los clientes o mandantes. • Correo de reclamos dispuesto por la empresa para tales efectos. • Carta certificada recepcionada en la empresa. • Reclamo presencial efectuado al personal comercial o administrativo de la empresa., del cual deberá quedar registro escrito para procesar el requerimiento respectivo. • Alerta detectada a través de publicaciones en medios de comunicación escrita o audiovisual, los que idealmente debieran grabarse a través de un medio digital como respaldo para acreditar el reclamo o situación a resolver. • Incidencias informadas por el cliente o mandante de manera proactiva a la empresa. • Otras incidencias presentadas en medios o comunicados no considerados en los puntos anteriores. e) Una vez recepcionada la incidencia o la situación detectada y relativa a la Protección de Datos Personales o Seguridad de la Información, el Encargado de Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información, será el responsable de determinar el “nivel de riesgo” de la incidencia presentada y comunicar dentro de los plazos establecidos en el numeral 9, al responsable del cliente o mandante, el hecho ocurrido y proponiendo o intercambiando soluciones con el cliente tendientes a la solución de dicha incidencia. f) Una vez resuelta la incidencia, será el Encargado de Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información de comunicar al afectado el resultado de su reclamo, pero además: • Modificar la data en los sistemas de información de la empresa. • Informar del cambio producido a los colaboradores del ámbito comercial, abogados, procuradores, administración y todo personal que requiera ser informado de la incidencia modificada o eliminada. g) Para el buen cumplimiento de las responsabilidades del Encargado de Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información, se contemplan las siguientes acciones de seguimiento permanente: • Reporte de seguimiento en materia de Protección de Datos Personales, con una frecuencia mínima semestral a partir de la entrada en vigencia de este Manual. • Reporte de reclamos, incidencias presentadas y soluciones entregadas con una frecuencia mínima semestral a partir de la entrada en vigencia de este Manual. Sin perjuicio de lo expuesto en este numeral y ante cualquier incidencia que se presente en materia de Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información, no contemplada en los puntos anterior del presente Manual, Best Partners Consultores SpA adoptará acciones inmediatas para mantener informados a los clientes o mandantes, buscando soluciones coordinadas tendientes a mitigar el impacto de situaciones que pudieran poner en riesgo la reputación de sus clientes y de la propia empresa en esta y otras materias relacionadas. 12 Documentación relacionada: Best Partners Consultores SpA cuenta con la documentación adecuada y suficiente relativa a los medios técnicos y organizativos para el establecimiento de medidas de seguridad en lo relativo a la protección de datos de carácter personal. Esta documentación puede ser tan amplia como se considere necesario para cubrir todos aquellos aspectos contemplados en la normativa de aplicación. En este sentido Best Partners Consultores SpA ha implementado lo siguiente:  Manual de Políticas y Manual de Procedimientos debidamente aprobados por los máximos directivos, incluyendo sus actualizaciones  El cumplimiento estricto a lo establecido en dichos documentos.  Plan de comunicación de dichos documentos a los empleados, proveedores y otros que accedan a datos de carácter personal, poniendo en énfasis en las obligaciones y derechos con respecto a esta normativa.  Asimismo, Best Partners Consultores SpA cuenta con un inventario actualizado de contratos de aquellas entidades (terceros) que le prestan servicios relativos al tratamiento de datos de carácter personal y de aquellas entidades a las que presta servicios relativos al tratamiento de datos de carácter personal. 13 Gobierno de la Política La elaboración de esta política, procedimientos, sus modificaciones y su actualización es responsabilidad de HÉCTOR RICARDO FUENTES NAVARRETE. Su aprobación se lleva a cabo por FRANCISCO JOSÉ RÁMILA ROCAFORT Y HÉCTOR RICARDO FUENTES NAVARRETE 13.1 Fecha de validez y revisión de la política La presente política entrará en vigor desde la fecha de su aprobación. Su contenido será objeto de revisión cada 6 meses, realizándose los cambios o modificaciones que se consideren convenientes.